Template Laporan Shift Kasir Restoran

Template laporan shift kasir yang baik tidak perlu panjang. Ia cukup memaksa dua orang, kasir yang menutup shift dan manajer yang memeriksanya, menuliskan angka yang sama dengan cara yang sama setiap malam. Artikel ini membahas satu template seperti itu, satu halaman A4 yang bisa Anda cetak dan isi dengan pulpen, lalu menjelaskan cara mengisinya kolom demi kolom.

Lembarnya bisa langsung Anda unduh: lembar laporan shift (PDF). Cetak beberapa lembar dan simpan di dekat kasir, karena lembar yang harus dicari dulu biasanya tidak pernah diisi.

Template laporan shift kasir: apa saja isinya

Lembar ini terdiri dari lima bagian, disusun berurutan sesuai cara shift ditutup:

1. Identitas shift: outlet, tanggal, nama kasir, nama manajer, dan shift mana yang ditutup (pagi, siang, atau malam).
2. Kas: tujuh baris, dari modal awal sampai selisih.
3. Penjualan: tunai, non-tunai, pesan antar, dan total.
4. Void dan retur: nomor transaksi, nominal, alasan, dan siapa yang menyetujui.
5. Catatan serah terima dan tanda tangan kasir serta manajer.

Urutannya disengaja. Kasir menghitung uang lebih dulu, sebelum melihat angka penjualan, supaya hitungan laci tidak “disesuaikan” agar cocok dengan angka yang sudah diketahui.

Mengisi bagian kas, baris demi baris

Bagian kas adalah inti lembar ini. Tujuh barisnya diisi dari atas ke bawah:

• Modal awal: uang yang ada di laci saat shift dibuka. Angka ini sebaiknya sudah dicatat saat pembukaan, bukan diingat-ingat saat penutupan.
• Penjualan tunai: total penjualan yang dibayar tunai selama shift.
• Penerimaan lain: uang yang masuk ke laci tetapi bukan dari penjualan, misalnya tambahan uang kembalian dari manajer.
• Pengeluaran dari laci: uang yang keluar dari laci untuk keperluan lain, misalnya membeli es batu atau gas di tengah shift. Setiap pengeluaran sebaiknya punya nota.
• Kas seharusnya: modal awal, ditambah penjualan tunai, ditambah penerimaan lain, dikurangi pengeluaran dari laci.
• Kas dihitung: uang yang benar-benar ada di laci, dihitung lembar demi lembar dan koin demi koin.
• Selisih: kas dihitung dikurangi kas seharusnya. Angka negatif berarti laci kurang, angka positif berarti laci lebih.

Selisih yang positif bukan kabar baik. Laci yang lebih biasanya berarti ada pembayaran yang tidak tercatat sebagai penjualan, atau kembalian yang kurang diberikan kepada pelanggan. Keduanya sama pentingnya untuk ditelusuri seperti laci yang kurang.

Satu aturan membuat bagian ini jauh lebih berguna: tuliskan selisih apa adanya, lalu jelaskan di catatan serah terima. Kasir yang tahu selisih kecil akan “dibereskan” dengan uang pribadinya cenderung menutupinya, dan selisih yang ditutupi tidak pernah bisa ditelusuri ke sumbernya.

Penjualan per cara bayar

Bagian penjualan memisahkan tunai, non-tunai, dan pesan antar. Pemisahan ini bukan formalitas. Hanya penjualan tunai yang seharusnya ada di laci, jadi jika penjualan non-tunai atau pesanan antar tercampur ke dalam angka tunai, kas seharusnya akan terlalu tinggi, dan laci akan terlihat kurang padahal tidak ada uang yang hilang.

Pesanan dari aplikasi pesan antar layak mendapat baris sendiri karena uangnya datang belakangan, sesudah dipotong komisi, dan tidak pernah lewat laci. Alasan lengkapnya dibahas di tulisan tentang laporan penjualan GoFood dan GrabFood. Sedangkan tiga celah yang paling sering menjadi sumber selisih laci dibahas di tulisan tentang laporan shift restoran yang selalu cocok.

Void dan retur: siapa yang menyetujui

Tabel void dan retur punya empat kolom: nomor transaksi, nominal, alasan, dan nama orang yang menyetujui. Kolom terakhir adalah yang paling sering dikosongkan dan yang paling penting. Void yang tidak punya penyetuju adalah void yang hanya diputuskan oleh orang yang memegang laci.

Beberapa hal yang membantu:

• Tulis alasan yang spesifik, misalnya “salah input menu” atau “pelanggan batal sebelum makanan dibuat”, bukan sekadar “batal”.
• Cocokkan nomor transaksi dengan struk, supaya void bisa ditelusuri kembali ke transaksi aslinya.
• Jika void di satu shift jauh lebih banyak daripada biasanya, catat di catatan serah terima. Pola seperti itu lebih mudah dilihat jika dicatat setiap malam daripada dicari di akhir bulan.

Tabel di lembar ini menyediakan empat baris. Jika satu shift membutuhkan lebih dari empat, itu sendiri sudah layak menjadi catatan.

Catatan serah terima dan tanda tangan

Catatan serah terima adalah tempat untuk hal yang tidak muat di angka: selisih dan dugaan penyebabnya, uang kembalian yang menipis untuk shift berikutnya, printer yang bermasalah, atau stok yang habis. Tulislah seolah untuk orang yang membuka shift berikutnya dan tidak hadir malam ini.

Tanda tangan kasir dan manajer menutup lembar ini. Manajer sebaiknya menandatangani hanya setelah ikut menghitung ulang laci, atau setidaknya mengambil sampel. Tanda tangan di atas angka yang tidak pernah diperiksa hanya memindahkan tanggung jawab, bukan memastikan angkanya benar.

Jika shift ditutup di aplikasi

Lembar ini dibuat untuk restoran yang masih menutup shift di atas kertas, dan juga berguna sebagai pendamping bagi yang sudah memakai aplikasi. Di Grafena POS, buka dan tutup shift dengan laporan kas tersedia mulai paket Growth. Jika shift dibuka dan ditutup di aplikasi, angka penjualan dan hitungan kasnya sudah ada di laporan kas, sehingga kasir tidak perlu menyalinnya ke kertas.

Layar Ringkasan di atas menampilkan total penjualan shift, jumlah transaksi, jumlah void dan pengembalian, serta tabel menu terlaris. Kas di laci tersembunyi di balik PIN manajer, jadi kasir tidak bisa melihat angka yang “seharusnya” sebelum menghitung laci sendiri. Itu sama dengan alasan lembar kertas tadi meminta kas dihitung lebih dulu.

Void dan retur di Grafena POS juga membutuhkan PIN manajer, sehingga persetujuannya terjadi di kasir saat itu juga, bukan ditulis belakangan dari ingatan. Yang tetap menjadi catatan tangan Anda adalah penerimaan lain dan pengeluaran dari laci. Untuk rekap bulanan, laporan penjualan bisa diekspor sebagai CSV atau PDF.

Langkah penutupan shift yang lain, dari hitungan kas sampai checklist tutup malam, dibahas di panduan operasional kasir restoran. Untuk melihat layar kasir restoran Grafena POS, kunjungi halaman restoran.