Kenapa Laporan Penjualan Selalu Salah Jika Jualan Lewat GoFood dan GrabFood

Hampir semua warung dan resto kecil sekarang menerima pesanan dari GoFood dan GrabFood, biasanya lewat tablet kedua dari aplikasi mitra. Dapurnya jalan normal. Masalahnya baru terasa di laporan penjualan bulanan: angkanya selalu lebih kecil dari yang sebenarnya terjual.

Yang membuat masalah ini bertahan lama adalah bahwa tidak ada yang terlihat rusak. Pesanan masuk, makanan keluar, uang akhirnya datang dari platform. Setiap bagiannya berjalan. Yang tidak berjalan hanyalah pencatatannya, dan pencatatan yang salah tidak pernah memberi tanda pada hari kejadian. Tandanya baru muncul sebulan kemudian, saat dua angka yang seharusnya sama ternyata tidak sama, dan saat itu sudah tidak ada cara memeriksanya transaksi per transaksi.

Dua pilihan yang sama-sama salah

Tanpa cara pencatatan yang tepat, pemilik biasanya mencatat pesanan platform dengan salah satu dari dua cara, dan keduanya bermasalah.

• Dicatat sebagai tunai. Uang platform tidak pernah sampai ke laci, jadi hitungan akhir hari selalu kurang dari angka yang tercatat. Kekurangan tetap itu lalu menyamarkan selisih lain yang sebenarnya patut dikejar.
• Dicatat sebagai non-tunai biasa. Laci tetap cocok, tapi laporannya bercampur, komisi platform yang sekitar 20% tidak tercatat sama sekali, dan angka kotor terbaca seolah itu uang yang sudah diterima.

Kenapa kedua kebiasaan itu muncul, dan apa lagi yang ikut rusak karenanya, dibahas di panduan kasir digital untuk warung. Sisa tulisan ini mengurus langkahnya.

Cara mencatat yang benar

Grafena POS menambahkan “Pesan Antar” sebagai metode bayar tersendiri, bukan tunai dan bukan non-tunai biasa:

1. Platform diatur dulu di konsol. Pemilik menambahkan tiap platform (misalnya GoFood, GrabFood) dengan nama, persentase komisi, dan markup harga sendiri-sendiri, karena tiap kesepakatan biasanya beda.
2. Kasir memilih platformnya saat bayar. Saat pesanan itu dari GoFood, kasir tinggal pilih chip “GoFood” di layar bayar, dan harga otomatis menyesuaikan ke harga yang berlaku di platform itu.
3. Uangnya tidak masuk laci. Sesuai kenyataannya, karena platform yang membayar ke merchant belakangan, bukan pelanggan yang bayar tunai di tempat. Laporan kas tetap cocok.
4. Komisi dicatat sebagai catatan, bukan dikurangi begitu saja. Struk tetap menunjukkan total penuh yang dibayar pelanggan, dengan komisi platform tertulis terpisah di bawahnya.
5. Laporannya sekarang ada, per platform. Pemilik bisa lihat penjualan kotor, komisi, dan hasil bersih untuk tiap platform terpisah dari penjualan tunai di tempat.

Tiga hal yang diminta konsol, dan alasannya masing-masing

Langkah pertama dikerjakan sekali, di konsol, dan ada baiknya dilihat di layarnya, karena di sanalah bentuk laporan Anda berbulan-bulan kemudian sebenarnya ditentukan. Ketiga isiannya terlihat seperti formulir biasa, padahal masing-masing menutup satu lubang yang berbeda.

Nama platform adalah yang paling sederhana dan paling menentukan bentuk laporan Anda nanti. Selama semua pesanan antar tercatat sebagai satu kelompok, Anda hanya bisa bertanya berapa penjualan dari pesan antar. Begitu tiap platform punya namanya sendiri, pertanyaan yang bisa diajukan berubah menjadi platform mana yang benar-benar menguntungkan, dan itu pertanyaan yang jauh lebih berguna saat kesepakatan diperpanjang.

Persentase komisi dimasukkan per platform karena memang tidak pernah sama. Kesepakatan berbeda antar platform, dan bisa berbeda lagi antar merchant di platform yang sama. Menyimpannya di konsol berarti angkanya ditulis sekali oleh Anda, bukan dihafal oleh penjaga kasir dan bukan dihitung ulang di akhir bulan dari ingatan tentang kesepakatan mana yang berlaku waktu itu.

Markup harga per platform ada karena harga yang tampil di aplikasi pesan antar memang jarang sama dengan harga di konter. Jika kasir mengetikkan harga konter untuk pesanan yang dibayar dengan harga platform, selisihnya akan muncul di laporan tanpa penyebab yang bisa ditunjuk, dan penjelasannya baru ditemukan berminggu-minggu kemudian. Karena harga platform ikut diatur bersama katalog & promo dikelola dari konsol, kasir tidak perlu mengingat dua daftar harga sekaligus.

Angka yang tersimpan di transaksinya

Langkah keempat adalah yang paling sering diperdebatkan, jadi ada baiknya disebutkan persis seperti apa adanya. Struk tetap menunjukkan total penuh yang dibayar pelanggan, dengan komisi platform tertulis terpisah di bawahnya. Artinya angka yang tersimpan untuk transaksi itu ada dua, bukan satu: apa yang dibayarkan, dan berapa potongan yang menempel padanya.

Setiap transaksi juga membawa nomornya sendiri lewat struk digital & penomoran otomatis, sehingga satu pesanan platform yang dipermasalahkan sebulan kemudian tetap bisa ditunjuk sebagai satu baris, bukan dicari dengan mengingat hari.

Kenapa komisi ditaruh di sebelah total, bukan dipotong dari total

Godaan terbesarnya adalah mencatat langsung angka bersih. Nominal itu yang akhirnya masuk ke rekening, jadi terasa paling jujur. Persoalannya, angka bersih adalah hasil hitungan, dan menyimpan hasil hitungan sambil membuang bahannya berarti membuang kemampuan memeriksanya.

Ada tiga hal yang hilang bersamaan jika komisi dipotong di tempat. Pertama, penjualan kotor. Itulah satu-satunya angka yang bisa Anda adu dengan laporan yang dikirim platform; jika yang Anda simpan hanya angka bersih, tidak ada pembanding, dan pernyataan platform otomatis menjadi kebenaran karena tidak ada yang lain untuk diperiksa. Kedua, komisinya sendiri sebagai angka yang bisa dijumlahkan sebulan. Potongan yang sudah melebur ke dalam total tidak bisa lagi ditanya berapa besarnya sepanjang bulan ini, dan itu justru salah satu angka yang paling layak ditanyakan. Ketiga, kemampuan menghitung ulang. Persentase komisi berubah saat kesepakatan diperbarui, dan selama penjualan kotor masih ada, Anda bisa menghitung ulang; setelah dipotong, transaksi lama menyimpan potongan lama tanpa menyebutkan berapa.

Dua angka itu juga menjawab dua pertanyaan yang berbeda. Penjualan kotor menjawab berapa yang terjual, dan itu yang Anda pakai untuk membaca menu dan memilih platform. Hasil bersih menjawab berapa yang masuk, dan itu yang Anda pakai untuk membayar belanja besok. Digabung menjadi satu angka, keduanya menjawab sebagian dan tidak ada yang menjawab penuh.

Laporan yang bisa dipakai menimbang

Langkah kelima adalah alasan keempat langkah sebelumnya dikerjakan. Dengan tiap platform tercatat atas namanya sendiri dan komisinya berdiri terpisah, laporan penjualan + ekspor CSV/PDF bisa memperlihatkan penjualan di tempat dan penjualan tiap platform berdampingan.

Yang berubah dari situ bukan hanya kerapian laporan, melainkan keputusan yang bisa Anda ambil. Menaikkan harga di satu platform, menghentikan satu menu yang ongkos bahannya tidak sepadan setelah potongan, atau memilih tidak memperpanjang kerja sama adalah keputusan yang selama ini diambil dari perkiraan. Ketiganya butuh angka per platform, dan angka itu hanya ada jika pencatatannya sudah dipisah sejak awal, bukan disusun ulang di akhir bulan.

Yang belum ini lakukan

Ini bukan integrasi otomatis ke GoFood atau GrabFood. Pesanan dari pelanggan tetap mendarat di tablet mitra platform, dan yang memindahkannya ke Grafena POS tetap kasir Anda, dengan tangan, pada saat pembayaran dicatat. Setiap pesanan platform tetap diketik sekali di sini, dan tidak ada apa pun di halaman ini yang menghilangkan pekerjaan itu.

Yang berpindah bukan jalur masuknya pesanan, melainkan apa yang tersisa setelah pesanan itu masuk. Sebelumnya yang tersisa adalah satu angka yang bercampur atau hilang; sesudahnya, satu baris yang menyebutkan platformnya, harganya, dan potongannya. Jika warung Anda baru memulai dan masih menimbang perpindahan itu, tiga kekhawatiran yang biasanya menahan dibahas terpisah, dan halaman warung memperlihatkan layar kasirnya.